怎么判断档案是否变成死档？这些方面一定要注意！

档案在我们的生活和工作中扮演着重要角色，而 “死档” 则会给我们带来诸多麻烦。了解如何判断档案是否成为 “死档”，有助于我们及时采取措施进行处理。

一、从档案存放状态判断

（一）档案在个人手中时间过长

1. 一般来说，如果档案在个人手中存放超过两年，很大可能会被认定为死档。这是因为档案长时间脱离正规的档案管理机构，其真实性和完整性无法得到保障。

2. 对于毕业时学校将档案交给学生自己转递的情况，如果未能在规定时间内（通常是学校规定的报到期限）将档案存放到合适的接收单位，如人才市场或工作单位（有档案管理权限的），随着时间推移，档案也容易变成死档。

（二）档案存放单位异常

1. 若档案存放在没有档案管理资质的单位或机构，且时间较长，可能会影响档案的有效性。

2. 如果原档案存放单位倒闭、解散或失去档案管理能力，而档案没有及时转存到新的合法存放地点，档案也可能面临成为死档的风险。

二、依据档案内容完整性判断

（一）关键材料缺失

1. 学籍档案中缺少重要文件，如入学登记表、成绩单、毕业证明等；人事档案中没有劳动合同、离职证明、职称评定材料等关键内容，都可能使档案失去应有的价值而被视为死档。这些材料是档案完整性的重要组成部分，缺失它们会影响对个人经历和资质的全面评估。
2. 对于特殊行业或领域，如医疗行业的医师资格档案、科研人员的科研项目档案等，如果相关的专业资格证书、项目申报及验收材料缺失，也可能导致档案失效。

（二）档案材料损坏或涂改

1. 当档案材料出现严重的损坏，如纸张发霉、字迹模糊不清、文件破碎等情况，使得档案内容无法准确辨认时，档案的有效性会受到质疑。
2. 如果档案有明显的涂改痕迹且没有相应的证明和盖章说明，也会被怀疑档案内容的真实性，进而可能被判定为死档。

三、从档案转递流程异常判断

（一）转递手续不全

1. 在档案转递过程中，如果没有正规的转递手续，如缺少调档函、档案转递通知单等必要文件，接收单位可能会拒绝接收档案，导致档案在转递环节出现问题而成为死档。
2. 档案转递时没有按照规定的渠道进行，如应该通过机要通信或专人押送（对于特殊重要档案）却通过普通快递或个人携带等方式，这种不符合规定的转递也可能使档案的状态受到影响。

（二）档案丢失且无法追溯

1. 如果档案在转递过程中丢失，且没有有效的记录和途径来查找档案的去向，那么这份档案实际上处于一种失效状态，可被视为死档。
2. 当档案接收单位没有收到档案，但档案发出单位无法提供准确的转递信息和证明时，档案也面临成为死档的风险。